ForgeFix erreicht Rekordwert bei der Warenverfügbarkeit

ForgeFix ist seit 1991 ein spezialisierter Lieferant von Befestigungselementen für den Handel.

Als einer der führenden britischen Anbieter von namhaften Herstellern von Befestigungselementen und Verbindungselementen liefert ForgeFix mehr als 5.000 verschiedene Produktgruppen an gewerbliche Kunden wie Baumärkte, Sanitär- und Heizungshändler, Heimwerkermärkte, Eisenwarengeschäfte und Unternehmen auf dem Gebiet des Tischlerhandwerks, der Verglasung und des Dachdeckerhandwerks.

Das beeindruckende Wachstum von ForgeFix ist auf die große Erfahrung und das Fachwissen des ForgeFix-Teams zurückzuführen. Dieses Know-how ermöglicht es ihnen, neue Produktmöglichkeiten und Erweiterungen bestehender Produktreihen zu erschließen. In enger Zusammenarbeit mit europäischen und asiatischen Fertigungspartnern entwerfen und entwickeln sie Produkte für die ForgeFix-Marken

Die Herausforderung

ForgeFix verwaltete tausende von SKUs mithilfe mehrerer Spreadsheets neben seinem ERP-System OGL. Dies ermöglichte zwar eine gewisse Bestandsanalyse, war aber nicht besonders zuverlässig und stützte sich stark auf die manuelle Eingabe und Analyse durch das Team. Dies konnte bedeuten, dass alle Positionen einzeln durchsucht werden mussten, um Probleme, fehlende Bestände oder Abweichungen festzustellen.

„Wir haben alles manuell in das System eingegeben und die Bestellungen Zeile für Zeile abgearbeitet“, sagt Emily Rowland, Einkaufsassistentin. „Das war nicht praktikabel, weil wir mit vielen Excel-Tabellen arbeiteten, die anfällig für menschliche Fehler waren.“

Selbst nachdem sie einige Zeit mit der Suche verbracht hatte, musste Emily immer wieder zurückgehen, um zu überprüfen, ob alles richtig war, und die Daten in das System eingeben.

“Bei einer Bestellung im Umfang von drei Containern würde es über eine Stunde dauern, alles einzugeben.”

Wie Tony Armitt, kaufmännischer und technischer Direktor, erklärt, gab es nach der Pandemie aufgrund von Lieferengpässen erhebliche Lücken in den Verkaufsdaten, die eine genaue Vorhersage unmöglich machten. Die Prognosen basierten auf dem, was verkauft wurde, und nicht auf der Nachfrage und auf dem, was man hätte verkaufen können, wenn genügend vörrätig gewesen wäre.

Um Lieferengpässe zu vermeiden, hatte ForgeFix eines seiner drei Lager als reines Lager für überschüssige Bestände vorgesehen. Dieses Lager war voll mit Beständen, die sie verwenden konnten, aber sie waren sich nicht sicher, wann oder wie, so dass sich Bestände ansammelten, die das Risiko bargen, zu toten Beständen zu mutieren und damit Kapital zu binden.

ForgeFix wollte ein System, das den Bestand dynamisch berücksichtigt und mit aktuelleren Daten arbeitet. Außerdem sollte es in der Lage sein, Engpässe und verpasste Umsätze zu erkennen, um sicherzustellen, dass die richtigen Lagerbestände vorhanden sind. Dies würde es ihnen ermöglichen, KPIs zu verfolgen und der Geschäftsführung mehr nützliche Informationen zu liefern, um datengestützte Entscheidungen zu fällen.

Die Lösung

Tony entdeckte EazyStock auf einer Messe und war sofortvon den Möglichkeiten des Systems begeistert. Obwohl er andere Systeme in Betracht zog, konnte keines mit den einzigartigen Funktionen von EazyStock mithalten, insbesondere mit der Fähigkeit, mehrere Standorte und Stücklisten zu verwalten. Tony erkannte, dass die Multi-Standort-Funktionalität von EazyStock das Problem der Überbestände im Überlagerungslager effektiv lösen konnte.

Durch die automatisierten Analysen und die Abschaffung der Tabellenkalkulationen konnte sich das Einkaufsteam wieder auf das konzentrieren, was es am besten kann – den Einkauf.

“Aufgrund der vielen manuellen Eingaben hatten wir nicht die Zeit, unseren Bestand zu analysieren und als Einkaufsteam das Beste herauszuholen.”

Die nahtlose Integration von EazyStock in OGL hat ForgeFix davon überzeugt, dass die Installation ohne Unterbrechung des Geschäfts-betriebs erfolgen kann.

Die Ergebnisse

Das ForgeFix-Team arbeitet jetzt dank EazyStock mit einer neu gewonnenen Leichtigkeit. Vor allem Emily verbringt nicht mehr Stunden damit, Bestellungen einzugeben und das System zu überprüfen.

Stattdessen importiert EazyStock die kalkulierten Bestellungen stündlich in OGL, so dass Emily mehr Zeit für die Verwaltung der Bestände hat. Diese Umstellung hat dem Team ein Gefühl der Entlastung und Effizienz gebracht.

ForgeFix hat seine internen Abläufe verbessert und gleichzeitig die Beziehungen zu seinen Lieferanten vertieft. Genauere Prognosen und Auftrags-Zeitpläne ermöglichen ForgeFix und seinen Lieferanten eine effektivere Planung, was zu einer besseren Verfügbarkeit der Waren führt.

Bevor wir uns die Ergebnisse im Detail ansehen, wollen wir einige statistische Daten auf höchster Ebene betrachten:

• Verbesserung der Bestandsverfügbarkeit auf 97,3% – den höchsten Stand seit Jahren – so wird sichergestellt, dass die Produkte für die Kunden stets vorrätig sind.
• Reduzierung der Bestände um mehr als 30%.
• Halbierung der Kosten für Redistribution.
• Erleichterung der Umverteilung von Beständen zwischen den Lägern anstelle von Nachbestellungen. Dies hat nicht nur zu erheblichen Einsparungen geführt, sondern auch den Cashflow verbessert.
• Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe konnte Emilys Arbeitsaufwand mehr als halbiert werden, so dass sie mehr Zeit für die Analyse der Bestände hat.
• Verringerung der Fehlbestände und der Zeitspanne, in der Produkte nicht mehr auf Lager waren.

Dank EazyStock ist ForgeFix nicht mehr auf ungenaue Prognosen angewiesen, sondern kann sich auf Tabellenkalkulationen stützen, die auf den vergangenen monatlichen Absätzen basieren. Die Empfehlungen von EazyStock basieren nun auf tatsächlichen Umsätzen, Trends und der Nachfrage, wodurch sichergestellt wird, dass die Aufträge abgedeckt werden, die zuvor aufgrund von fehlenden Beständen entgangen sein könnten. Diese hohe Genauigkeit stärkt das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit der Software.

Mithilfe der Benachrichtigung über die Änderung des Nachfragetyps können Emily und Tony jetzt sehen, wie sich die Artikel in ihrem Produktlebenszyklus bewegen und wie sich dies auf die Bestellungen auswirkt. Wenn zum Beispiel ein Verkaufsschlager eine Verlangsamung der Nachfrage verzeichnet oder sich die Nachfrage in „nicht drehend“, „langsam“ oder „stückig“ ändert, passt EazyStock automatisch den Prognosealgorithmus an, um sicherzustellen, dass die richtigen Nachbestellungen erteilt werden.

In einem Beispiel empfahl EazyStock eine Bestellmenge, die fast 40% über dem lag, was ForgeFix für erforderlich hielt. Dies lag daran, dass EazyStock auf der Grundlage mehrerer Vormonate mit fehlenden Umsätzen aufgrund von Stockouts kalkulierte. Als Tony nachforschte, stellte er fest, dass EazyStock Recht hatte. Hätte man EazyStock ignoriert, wäre es zu Engpässen gekommen, da die Daten, mit denen sie normal arbeiteten, die durch diese Engpässe entgangenen Umsätze nicht berücksichtigten.

Emily hat ihre Nachforschungen an den Nagel gehängt, da sie weiß, dass die Warnmeldungen von EazyStock und der Bericht über das Risiko eines Engpasses sie darüber informieren, wenn etwas zur Neige geht und was sie bestellen muss.

Wie Tony bereits vermutet hatte, hat sich die standortübergreifende Planung von EazyStock als wertvoller Vorteil für ForgeFix erwiesen. Sie hat die Verwaltung der Lager zu einem Kinderspiel gemacht und ermöglicht es dem Team, mit den empfohlenen Bestellungen und Redistributionsaufträgen von EazyStock proaktiv zu handeln, sagt Tony.

“Anstatt neue Ware bei einem Lieferanten zu bestellen, teilt uns EazyStock mit, wann wir sie umverteilen können. Es hat geholfen, fehlende Bestände zu beseitigen und den Bestand zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Wir brauchen das Überschusslager nicht mehr – EazyStock hat geholfen, es zu beseitigen.” ,sagt Tony.

Wie Emily erklärt, profitieren von EazyStock nicht nur ForgeFix, sondern auch ihre Lieferanten.

Dank der neuen Funktion in EazyStock, die Vorlaufzeiten der Lieferanten zu berücksichtigen, ist das nicht mehr nötig.

“Die Lieferanten wollten mehr Informationen darüber, was wir bestellen werden, daher verwenden wir jetzt den Bestellplan”, erklärt Emily. “Sie wissen, es handelt sich dabei nicht um eine Bestellung, aber er liefert eine Prognose von EazyStock, so dass wir ihnen bei der Planung der benötigten Waren helfen können, was letztendlich die Verfügbarkeit verbessert.”

Der Bestellplan-Report hilft auch den Lieferanten, ihre Vorlaufzeiten einzuhalten. Wenn sie im Voraus wissen, welche Artikel benötigt werden, können sie sicherstellen, dass diese rechtzeitig zur Verfügung
stehen und müssen nicht in aller Eile versuchen, sie kurzfristig zu beschaffen.

Das hilft auch dabei, den Einkaufspreis zu senken. Wenn sie wissen, dass gerade ein guter Zeitpunkt für den Kauf der Materialen ist, kann der Lieferant einen besseren Preis erzielen und die Kosteneinsparungen an ForgeFix weitergeben.

Emily und Tony können gar nicht oft genug von dem Training und der Unterstützung bei der Implementierung schwärmen, die sie von ihrer engagierten Customer Success Managerin Cristina erhalten haben, wie Emily erklärt:

“EazyStock ist eine der besten Partner, mit denen wir je in einem Projekt zusammengearbeitet haben. Wenn Sie irgendjemanden in der Firma fragen, werden sie dasselbe sagen. Cristina war immer da, um uns bei allem zu helfen, was wir benötigten. Sie reagiert so schnell auf unsere Anfragen und ist sehr hilfsbereit. Sie haben uns den Prozess so leicht und einfach gemacht.”

Tony stimmt zu: “Wir haben eine Reihe von Softwarefirmen für verschiedene Projekte eingesetzt, und EazyStock war die beste Softwarefirma, mit der wir je zusammengearbeitet haben.

“Sie geben immer Auskunft, was man wissen muss, denn sie sind mit dem Produkt vertraut und können in der Regel alle Fragen beantworten. Cristina ist exzellent. Sie weiß genau, wovon sie spricht, und das macht es sehr einfach.”

Cristina führte vor Ort maßgeschneiderte Schulungen und Workshops durch, um sicherzustellen, dass das Team die Daten überprüfen konnte und mit EazyStock auf dem Laufenden war. “Es ist wirklich wichtig sicherzustellen, dass die Schulung für jeden Kunden erfolgreich ist, denn es kann entmutigend sein, wenn man es auf eigene Faust angeht und man noch relativ neu in einem System ist.”

Das Team fand die praktischen Einheiten besonders hilfreich.

“Cristina erklärte uns etwas, und dann konnten wir verfolgen, was EazyStock macht und wie es für uns genutzt werden kann. Wenn wir etwas per E-Mail benötigten, war sie immer zur Stelle. Es war, als ob sie neben uns sitzen würde!”

Cristina bot zunächst wöchentliche Reviews an, so dass das Team, wenn es etwas besprechen wollte, es via Video-Call durchsprechen konnte.

“Wir sind inzwischen zu monatlichen Gesprächen übergegangen, aber Cristina antwortet immer sehr rasch,” sagt Emily.

Auf die Frage, was sie denjenigen raten würde, die ihre Bestände immer noch mit Tabellenkalkulationen verwalten, sagte Emily:

Tony weiter, “Aus unserer Sicht können Sie den Informationen, die Sie erhalten, vertrauen. Ich würde EazyStock jederzeit wieder empfehlen. Nach all den Jahren, in denen ich mich mit Tabellenkalkulationen herumgeschlagen habe, ist jetzt alles viel einfacher geworden. Außerdem können Sie sich darauf verlassen, dass die Zahlen richtig sind, was bei einer manuellen Berechnung nicht der Fall ist.”

Lesen Sie hier mehr über die zufriedenen Kunden von EazyStock.