Hoe je voorraadtekorten kunt tegengaan met beter voorraadbeheer

De huidige oorzaken van voorraadtekorten

Als gevolg van het coronavirus hebben bedrijven over de hele wereld te kampen met voorraadproblemen. Vertragingen in fabrieken, containerschaarste en een gebrek aan grondstoffen hebben geleid tot vele voorraadtekorten.

Veel voorraadbeheerders zoeken dus naar manieren om voorraadtekorten tegen te gaan, aangezien die in hun hele bedrijf problemen kunnen veroorzaken. Voorraadtekorten zijn erg vervelend voor bedrijven – ze leiden tot ontevreden klanten, overspannen werknemers, een slechte reputatie en een flinke knauw in de winst.

Helaas bestaat er geen gemakkelijke oplossing om de huidige problemen in de wereldwijde bevoorradingsketen aan te pakken en voorraadtekorten te vermijden. Er zijn echter stappen die je kunt ondernemen om je voorraadbeheer te optimaliseren en beter voorbereid te zijn om periodieke voorraadcrisissen in je bedrijf te voorkomen.

Voorrraadtekorten tegengaan aan de hand van een eenvoudig voorraadrisicorapport

Wanneer de bevoorradingsketen verstoord is, zijn voorraadtekorten onvermijdelijk. Daarom is het van belang dat je maatregelen neemt om die verstoring te beperken voor zowel je bedrijf als je klanten.

Om dit te doen moet je weten welke voorraadartikelen het meeste ‘risico’ lopen op tekorten, wanneer ze dreigen op te raken, en met hoeveel tekort je te maken zult krijgen.

Als je deze cruciale informatie ter beschikking hebt, kun je je team helpen om aanstaande voorraadproblemen te begrijpen en een plan op te zetten om de gevolgen ervan aan te pakken. Niemand houdt immers van slechte verrassingen!

Enkele belangrijke KPI’s voor voorraadtekorten zijn onder meer:

• Het aantal dagen voorraad – hoeveel dagen voorraad je nog hebt voordat hij op is
• Tijdsduur van het tekort – het aantal dagen dat er geen voorraad is
• Maximale tijdsduur van het tekort – de langste tijdsduur dat je zonder voorraad zult zitten
• Hoeveelheid van het tekort – het aantal eenheden dat niet in voorraad is
• Maximale hoeveelheid van het tekort – het hoogste aantal eenheden dat niet in voorraad zal zijn

Deze KPI’s kunnen gemakkelijk berekend worden in een spreadsheet voor voorraadrisico. Begin met het uitrekenen van je ‘aantal dagen voorraad’. Dit zal data opleveren waarop de voorraad tot onder een bepaald niveau zal dalen. Bijvoorbeeld: als er nog maar één dag, één week of één maand voorraad over is op basis van de gemiddelde verkoop van het betreffende artikel.

Een eenvoudig spreadsheet voor voorraadrisico kan erg eenvoudig opgesteld worden met de volgende gegevens:

• Huidige artikelen in voorraad, artikelen die besteld en op op komst zijn
• Voorspellingen van de vraag
• Doorlooptijden

Buffervoorraden gebruiken om voorraadtekorten tegen te gaan

Als er een risico op tekorten is, is het verstandig om buffervoorraden op te nemen in je voorraadberekeningen. Zo beschik je over een extra buffer, voor het geval een levering te laat komt, of je een onverwachte stijging in de verkoop of productie hebt.

Met het voorraadrisicorapport kun je bijvoorbeeld kiezen om waarschuwingen in te stellen op 50% van je buffervoorraad, zodat er reeds een tekort wordt aangeduid als je nog maar 50% van je buffervoorraad over hebt (je weet dus dat je nog een klein beetje extra als reserve hebt).

Zorgen dat je gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn

We moeten erop wijzen dat je voorraadrisicorapport alleen zin heeft als je over nauwkeurige gegevens beschikt over je huidige voorraadniveaus, vraagvoorspelling en levertijden.

Als de vraag en de doorlooptijden consistent zijn, zou je je rapport één keer per week kunnen bijwerken, of misschien zelfs minder. In een dynamische handelsomgeving met orders die steeds vaker wijzigen, zou dit zo vaak mogelijk moeten gebeuren.

Hoewel dit proces erg omslachtig lijkt, kun je ervoor kiezen om je rapport alleen op je meest cruciale of winstgevende posten te richten. De implementatie van ABC-analyse om je voorraad te categoriseren kan helpen om deze posten te identificeren, zodat je prioriteiten kunt stellen.

Manieren om voorraadtekorten te vermijden en knelpunten te verhelpen

Als je van tevoren weet dat belangrijke artikelen op dreigen te raken, kan je team een plan opstellen om de situatie te verhelpen. Mogelijke opties zijn onder meer:

Voorraden van elders in het bedrijf verplaatsen

Als je op verschillende plaatsen voorraden hebt, controleer dan of er geen overtollige voorraad aanwezig is in magazijnen waar de vraag laag is. Het is verstandig om deze artikelen te verplaatsen naar de plekken waar de verkoop beter is en zo voorraadtekorten te helpen voorkomen.

Beperk het bestellen / verkopen van ‘risicovolle’ artikelen

Plaats misschien bestellimieten op ‘risicovolle’ artikelen om te voorkomen dat klanten of interne afdelingen grote bestellingen plaatsen en de rest van je beperkte voorraad wegvagen.

Op dezelfde manier kun je de e-commerce prijzen in je digitale kanalen verhogen om de vraag te doen dalen, zodat je niet zonder voorraad komt te zitten.

Regel een spoedbestelling of zoek een andere leverancier

Wanneer de betrouwbaarheid van je gebruikelijke leveranciers onzeker is, wil je misschien diversifiëren. Zo kun je bijvoorbeeld leveranciers dichter bij huis inschakelen om vertragingen in het transport te voorkomen, of je kunt ook je netwerk uitbreiden over de hele wereld. De bedoeling is om uiteindelijk meer keuzemogelijkheden te hebben wanneer je in noodgevallen nieuwe voorraden moet aankopen.

Houd voorraden achter voor belangrijke klanten

Als je belangrijke klanten hebt die je niet kunt teleurstellen, of bepaalde klanten die meer opbrengen dan andere, kun je beslissen om voorraden achter te houden en eerst hun orders te verwerken.

Informeer klanten van tevoren zodat ze andere regelingen kunnen treffen

Hoewel het geen goede gewoonte is om je klanten in de steek te laten, zullen ze, als je ze vooraf waarschuwt, meer tijd hebben om op zoek te gaan naar een alternatief. Communicatie is essentieel bij verstoringen van de bevoorradingsketen.

Software gebruiken om te voorspellen wanneer er zich voorraadtekorten zullen voordoen

Hoewel een voorraadrisicorapport je helpt om inzicht te krijgen in de nakende voorraadtekorten, kost het je wel veel tijd om het op te stellen en te beheren. Het alternatief is om software te gebruiken die het rapport voor je maakt.

Een tool voor voorraadoptimalisatie, zoals EazyStock, wordt aan je bestaande voorraadbeheersysteem gekoppeld en automatiseert de berekening van het risico op voorraadtekorten.

EazyStock verwerkt je huidige voorraadgegevens en gebruikt historische verkoopcijfers om de toekomstige vraag te voorspellen. Vervolgens worden je artikelen geklasseerd, zodat je weet welke het meest cruciaal zijn voor je bedrijf.

Met één druk op de knop produceert EazyStock een voorraadrisicorapport op basis van door het systeem gegenereerde gegevens over de vraag, de actuele voorraad en de doorlooptijden. Dit betekent dat je geen tijd hoeft te besteden aan het berekenen van de voorraden. In plaats daarvan kun je de gegevens gebruiken om een plan op te stellen waarmee je de verstoringen tot een minimum kunt beperken.

Als je meer wilt weten over hoe EazyStock je voorraadbeheer kan ondersteunen en je kan helpen om verstoringen in de toeleveringsketen beter aan te pakken, vraag dan een demo aan.