Våga ta semester som inköpare med smart inköpsplanering 

För inköpare, inköpschefer och lagerplanerare kan sommaren kännas som en tuff period att navigera.  

Sommaren i Sverige är synonym med semester, och vi svenskar värdesätter sin sommarledighet högt. Traditionen med ”industrisemester” går tillbaka till 1960-talet. Uttrycket kommer från den tid då de flesta industrier stängde helt under juli månad. Idag används uttrycket fortfarande men avser period då flest arbetstagare väljer att ta ut sin semester. 

Sommarledigheterna innebär ofta minskad bemanning och potentiella störningar i leveranskedjan. Men oroa dig inte! Med smart inköpsplanering kan även du njuta av en välförtjänt ledighet utan att behöva oroa dig för att något går fel. 

Problemet med inbyggda personberoenden för inköpare 

En av de största utmaningarna för inköpare är de inbyggda personberoenden som ofta finns i verksamheter. Det är vanligt att de som arbetar med inköp och lagerplanering sitter på unik kunskap och kontakter som inte enkelt kan överföras till en kollega. Detta kan leda till förseningar, missade beställningar och allmän förvirring i verksamheten, vilket i slutändan kan påverka på både lagernivåer och leveranser. 

Detta kan bli ett stort problem när semestern närmar sig. Så hur kan du minska dessa beroenden? 

Förbered ditt företag för sommarledigheterna med smarta strategier

Sommarledigheterna kan vara en logistisk mardröm om man inte är väl förberedd. För att undvika panik i sista minuten, börja planera i god tid. Här är några tips för att hantera sommarledigheterna och se till att allt rullar på även när nyckelpersoner är på semester. 

1. Förutse efterfrågan med bättre prognoser 

Börja med att skapa efterfrågeprognoser med längre tidsutsikt än normalt. Analysera historiska data, säsongsvariationer och eventuella kampanjer för att få en så korrekt bild som möjligt. Detta ger dig en stabil grund att stå på när du planerar inköpen inför semesterperioderna. 

2. Kommunicera prognoser och planer med leverantörer 

Ta tidigt kontakt med dina leverantörer för att diskutera deras semesterplaner. På så sätt kan du undvika oväntade överraskningar och säkerställa att du har tillräckligt med lager för att täcka behovet under deras frånvaro.  

Se även till att kommunicera dina behov och prognoser i god tid till leverantörerna. Genom att dela denna information tidigt kan leverantörerna planera sin produktion och leveranser bättre, vilket minskar risken för lagerbrister. 

3. Räkna med leveransförseningar 

Sommaren är högsäsong för transporter, och det är klokt att förvänta sig vissa förseningar. Planera med extra marginaler för att undvika att stå utan kritiska varor när det verkligen behövs. 

4. Öka säkerhetslagren 

Genom att öka säkerhetslagren inför semestern kan du täcka eventuella brister som kan uppstå på grund av förseningar eller ökad efterfrågan. Detta är särskilt viktigt om du är osäker på prognosernas träffsäkerhet. Var dock lite vaksam så att det finnas en balans mellan kapitalbindning, lagerkostnader och produkttillgänglighet, du kan lära dig mer om dimensionering av säkerhetslager i vår eGuide.

Effektiv hantering med leverantörskalendrar och orderkalendrar 

För att skapa bättre efterfrågeprognoser och på ett korrekt sätt räkna ut ett balanserat säkerhetslager krävs bra systemstöd, så att beställningarna blir lagda på ett kostnadseffektivt sätt och att varorna kommer fram i tid. Allt detta kan enkelt hanteras med lageroptimeringslösningar, som EazyStock.  

EazyStock räknar om beställningspunkter och orderkvantiteter utifrån de regler du satt, och ser till att du kan täcka efterfrågan. I EazyStock hanterar du detta genom att skapa kalendrar för dina producenter/leverantörer där du exkluderar helgdagar då fabrikerna är stängda.  

Systemet ser till att ordrar läggs i god tid och att beställningspunkterna justeras så att efterfrågan täcks under nedstängningar eller produktionsuppehåll. 

Leverantörskalendrar: Hantera leverantörer som har stängt under perioder 

Leverantörskalendrar är en funktion som är till för att kunna hantera leverantörer som har stängt under delar av året eller intensiva perioder där beställningar inte kan göras. 

Man skapar enkelt upp en kalender för varje leverantör och genom att lägga in leverantörernas semesterdatum (eller andra nedstängningar) kan du justera ledtider, beställningspunkter och säkerhetslagernivåer automatiskt. 

På så vis ser du till att tillräckligt med lager kan skickas till er innan de stänger ner för att täcka upp för den kommande efterfråga. 

Leverantörskalendrarna gör det även möjligt att ta hänsyn till externa faktorer som fabriksstopp, vilket hjälper dig att planera bättre och undvika brister. 

Orderkalendrar: Optimera beställningsförslag 

Du kan maximera effektivitet genom att konfigurera Eazystock för att hantera dina beställningsrutiner och inleveransscheman. 

EazyStocks orderkalendrar justerar beställningar för att hantera när din leverantör har stängt för röda dagar eller andra begränsningar till exempel att de inte levererar på veckohelger eller vissa artiklar under specifika dagar. Kalendern rekommenderar datum då beställningarna behöver läggas för att hinna nå lagret i tid.

Grafen visar hur rekommenderade ordrar (blå) läggs in i förhållande till den periodiska efterfrågan (orange) där beställningsnivåer, ledtider och säkerhetslagernivåer tas med i beräkningen.

Genom att skapa enkla orderkalendrar optimerar Eazystock orderförslag på hur ofta du vill skapa order och när du vill ta emot leveranser. 

Orderkalendrar är inte bara användbara för att planera beställningspunkter och kvantiteter utan även för att hålla leverantörer informerade i god tid då du lägger beställningen. Många återförsäljare och tillverkare sätter mer press på deras kunder att förse dom med prognoser så att dom kan arbeta på ett smidigare och mer kostnadseffektivt sätt. Orderkalendrar ger dom den informationen de behöver så att dom kan planera produktionscykler.  

Låt lageroptimering göra jobbet och njut av semestern 

Genom att använda ett systemstöd för inköpsplanering ser vi att våra kunder lättare kan arbeta mot samma mål, hjälpas åt och enkelt byta leverantörer samt ta del av varandras arbetsuppgifter under semestertider.  

HydraSpecma Components är en kund till oss som i ett kundcase berättade om deras nya effektivare arbetsrutiner i inköpsorganisationen: 

Svenskarnas kärlek till sin sommarsemester är lika djupt rotad som granarna i de svenska skogarna. Men det innebär också utmaningar för företag inom inköp, logistik och supply chain. Genom att förbereda sig väl, använda korrekta prognoser och dra nytta av verktyg som EazyStock kan företag minska risken för störningar och säkerställa att verksamheten rullar på smidigt även när nyckelpersoner tar välförtjänt ledighet. Så, våga ta semester och njut av sommaren, för inköpsorganisationen har också förtjänat lite ledighet!  

Blev ni nyfikna på hur man kan bygga bort personberoenden och manuella processer för inköp och arbeta med smart inköpsplanering, tveka inte att boka in en första behovsanalys med en expert hos oss.