Lageroptimering och inköp med Dynamics BC och EazyStock

Business Central, eller Dynamics BC, är Microsofts senaste ERP-nyhet. Affärssystemet bygger i mångt och mycket på Dynamics NAV, där den största skillnaden är att BC främst är utvecklat för molnet. Business Central bygger på en SaaS-modell där man kan välja att betala per användare och månad, och systemet kopplas enkelt ihop med Microsofts övriga lösningar från 365-sviten till en integrerad helhet.
Både Dynamics NAV och Business Central är kända för sin breda funktionalitet för verksamheter med lager och logistik. Som komplement finns även Microsofts marknadsplats Appsource där man kan hitta tilläggsapplikationer inom alla möjliga områden. EazyStock är en sådan add-on som hälper kunder med behov av mer avancerade inköp och lagerstyrning.

Business Central har en modul för lagerhantering där du kan kategorisera och klassificera dina artiklar, samt lagra en mängd artikeldata.

Några nyckelfunktioner för lagerhantering i Business Central

I Dynamics BC kan du:

• Hantera information om varje artikel, inklusive måttenheter, enhetskostnader, försäljningspriser, färg, tillverkningsland och dimensioner.
• Gruppera objekt i hierarkiska strukturer och tilldela egenskaper för varje kategori.
• Tilldela lagerställe och spåra objekt från en plats till en annan.
• Länka artiklar för att skapa en artikelstruktur (även känt som ”BOM” eller “Bill of Material”).
• Skicka objekttransaktioner, till exempel försäljning och inköp, mot varje artikel för att automatiskt justera lagernivåerna.
• Länka ersättningsartiklar för att erbjuda alternativ till slutsålda produkter.
• Hantera icke lagerlagda artiklar.

Många verksamheter med lager använder BC för lagerstyrning, men när konkurrensen ökar räcker affärssystemet inte riktigt till.

Räker inte Business Centrals lagerfunktioner?

”Vad ska jag köpa in, när och i vilka kvantiteter?” kanske är en av de mest grundläggande frågorna en inköpare har att brottas med. Och den är inte alltid helt enkel att svara på.

Komplexiteten inom lager- och logistik är hög och underskattas ofta. Som inköpare behöver man ta hänsyn till en mängd olika faktorer och parametrar för att få fram optimala beställningspunkter och kvantiteter för samtliga artiklar. Man behöver ha koll på allt ifrån minsta orderkvantitet, ledtider, multiplar, hur man optimalt fyller en lastbil eller container, kampanjer, artiklar som ersätter varandra, lagerplats och säsongsmönster till marknadstrender och omvärldshändelser som påverkar efterfrågan. Produktkunskap och leverantörsrelationer är viktiga, liksom bra processer och system för att snabbt snappa upp förändrade efterfrågemönster.

För mindre verksamheter, med få artiklar, låg komplexitet, få produktlinjer och låga krav på snabba leveranser, kan affärssystemets funktioner vara tillräckligt. Man kompletterar helt enkelt med beräkningar av parametrar som efterfrågeprognoser, säkerhetslager och beställningspunkter i Excel. Eller så går man på erfarenhet och känsla.

Men har du ett större, kanske växande produktutbud, höga ambitioner gällande produkttillgänglighet och komplexitet i form av säsongsvariationer, kampanjer och flera olika leverantörer, kommer du snart att behöva ett komplement. Annars riskerar du att binda upp onödigt mycket kapital i lager och ändå kämpa med att hålla servicegraden på en acceptabel nivå.

Några tecken på att du behöver ett mer avancerat verktyg för lager- och inköpsoptimering:

1. Efterfrågeprognoserna är konsekvent felaktiga
2. Lageromsättningshastigheten är låg
3. Servicegraden är låg vilket leder till förlorad försäljning och missnöjda kunder
4. Du har för mycket kapital bundet i överskottslager
5. Du har många inkuranta artiklar på lager
6. Du spenderar för mycket tid på att uppdatera lager- och inköpsparametrar manuellt
7. Du har återkommande problem med att inte kunna leverera hela beställningar i tid, vilket leder till dålig kundnöjdhet
8. Hantering av leverantörsledtider är en utmaning

Hur kompletterar EazyStock Dynamics Business Central?

EazyStock är ett verktyg för inköps- och lageroptimering samt automatiserad återanskaffning, som enkelt integreras med Business Central via den färdiga connectorn.

Kontinuerligt uppdaterad data

Enkelt skulle man kunna säga att EazyStock använder sig av lager- och försäljningsdata från Business Central för att beräkna en mängd olika lagerparametrar på samtliga artiklar i produktutbudet. Eftersom systemet dagligen tar in färsk data kan alla beräkningar uppdateras kontinuerligt. På så sätt fångar man snabbt upp trender eller förändringar i efterfrågemönster och konsumentbeteenden och kan fatta, ibland avgörande, beslut baserat på relevant och aktuell information.

Produktlivscykelns betydelse för beräkningar av prognoser och säkerhetslager

När en produkt förflyttar sig genom sin livscykel kommer även dess efterfrågemönster att förändras. Om en av dina artiklar befinner sig i en positiv trend kommer till exempel säkerhetslagret behöva vara större än en produkt med jämn och stabil efterfrågan. Och mot slutet av produktlivscykeln är det viktigt att sälja av det befintliga lagret för att undvika att fastna med inkuranta varor.

Genom att kategorisera in alla artiklar i nio olika efterfrågemönster kan EazyStock automatiskt tilldela rätt beräkningsmetod till rätt produkt vid rätt tillfälle. Allt för att du ska känna dig trygg med att har rätt varor i lager!

Säsongsvariationer

Om du har artiklar med säsongvariationer kommer EazyStock först och främst hjälpa dig identifiera dessa. Systemet separerar sedan basprognosen från säsongsfaktorer och andra variationer för att säsongsavvikelser inte ska påverka efterfrågeprognoserna på ett felaktigt sätt.

Lagerstrategi och säkerhetslager

Med utgångspunkt i dina servicegradsmål räknar EazyStock ut vad och hur mycket du bör ha i lager för att kunna ha den produkttillgänglighet dina kunder förväntar sig.

EazyStock utgår ifrån den så kallade ABC-modellen för att räkna fram den mest optimala lagerstrategin. ABC-klassifiering går enkelt ut på att man delar in artiklar i A, B, C och D (80%, 15%, 5%, 0%)-klasser baserat på försäljningsvolymen.

EazyStock tar ABC ett steg längre och använder sig av flerdimensionella variabler för en mer granulär indelning. Med utgångspunkt i detta kommer EazyStock att kontinuerligt räkna ut vad som optimalt ska lagerläggas i vilka kvantiteter. Denna lagerpolicy används sedan för att att optimera beställningsparametrarna för att era servicegradsmål ska kunna uppnås. Detta sker automatiskt och dynamiskt och matrisen uppdateras allt eftersom produkterna förflyttar sig genom livscyklerna. Även säkerhetslagret kommer att optimeras ner på artikelnivå, kopplat till var produkterna befinner sig i sina cykler.

Automatiska inköpsförslag

När det gäller funktionalitet för återanskaffning har Business Centrals lagerplaneringsmodul utan tvekan mer sofistikerade funktioner än många andra affärssystem på marknaden.

Detta ställer dock ganska stora krav på användaren som först och främst behöver veta vilken beställningspolicy som passar bäst för varje artikel, och sedan räkna ut en hel rad parametrar manuellt, utanför systemet. Men inte nog med det, många av dessa behöver kontinuerligt räknas om och uppdateras för att inte bli inaktuella.

EazyStock beräknar allt detta automatiskt och justerar kontinuerligt alla lagerparametrar utifrån efterfrågan, prognoser, lagerbestämmelser, servicegradsmål och leverantörernas ledtider. Detta innebär att inköpen blir marknadsstyrda och reagerar på kundbeteende (eller produktionskrav) och leverantörernas kapacitet.

Slutligen kommer du att få optimerade orderförslag som du kan välja att automatiskt godkänna i EazyStock eller Business Central. Du behöver endast ingripa om någonting avviker, vilket systemet tydligt larmar om.

Leverantörsdata och leveranskalendrar

Vad har dina leverantörer för ledtider? När är fabrikerna stängda? Har du bättre kapacitet att ta emot leveranser vissa dagar i veckan? EazyStock tar med leverantörsdata i alla beräkningar så att dina inköp beräknas till rätt dagar. Så när en artikel når gränsen för sitt säkerhetslager kan du lita på att en lastbil med påfyllning står utanför dörren, just den dagen då du har kapacitet att ta emot leveransen.

Planera lagret smartare med EazyStock och Business Central

Med EazyStock kombinerat med BC har du ett kraftfullt verktyg som ser till att du håller dina mål för servicegrad till lägsta möjliga lagernivåer. Du kan dessutom automatisera återanskaffningen så att du kan ägna din värdefulla tid till mer värdeskapande aktiviteter.

Många Business Central-användare har valt EazyStock och ser fina resultat.

Vill du veta mer om vår connector till Business Central? Boka en gratis demo med en av våra experter.